Hoạt động tập huấn qua mạng được áp dụng đối với các cơ sở giáo dục mầm non, cơ sở giáo dục phổ thông, trung tâm giáo dục thường xuyên, phòng giáo dục và đào tạo, sở giáo dục và đào tạo, các đơn vị, chương trình, dự án thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo và các tổ chức, cá nhân có liên quan. Để tổ chức tập huấn qua mạng, đơn vị chủ trì tập huấn cần đảm bảo 04 yêu cầu sau đây:

1. Có hệ thống quản lý học tập qua mạng đáp ứng các yêu cầu. Hệ thống này bao gồm các chức năng: Quản lý các khóa học, cho phép tổ chức lưu trữ và phân phối các nội dung học tập tới người học; cho phép người học truy cập vào các nội dung học tập qua mạng như đã đăng ký và có thể tự học tập, tự đánh giá và nắm bắt được tiến trình, kết quả học tập của bản thân; cho phép đơn vị chủ trì tập huấn quản lý điểm, tiến trình học tập, kết quả học tập của người học và các hoạt động của người dạy trên môi trường mạng; cung cấp diễn đàn trao đổi và các công cụ hỗ trợ khác để người học có thể trao đổi với người dạy hoặc ban tổ chức lớp học về các vấn đề liên quan đến học qua mạng; quản lý được các yêu cầu thông tin khác của đơn vị chủ trì tập huấn.

2. Có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đảm bảo triển khai các hoạt động tập huấn qua mạng, đáp ứng các yêu cầu. Cơ sở hạ tầng nêu trên gồm hệ thống máy chủ và hạ tầng kết nối mạng Internet phải có đủ năng lực phục vụ, băng thông truyền tải, đáp ứng nhu cầu truy cập của người dùng, không để xảy ra hiện tượng nghẽn mạng do quá tải.

3. Có đầy đủ học liệu đáp ứng các yêu cầu: Học liệu số phải được đơn vị chủ trì tập huấn tổ chức thẩm định theo quy định trước khi tổ chức lớp tập huấn qua mạng. Học liệu số phải tuân thủ các quy định pháp luật về sở hữu trí tuệ và bản quyền tác giả.

4. Có đội ngũ cán bộ tổ chức tập huấn qua mạng đáp ứng các yêu cầu, cụ thể:

- Báo cáo viên tham gia tập huấn qua mạng (gọi là người dạy) ngoài việc đáp ứng các điều kiện về chuyên môn với vai trò là người dạy của lớp tập huấn, phải nắm vững kỹ năng dạy học qua mạng; có khả năng định hướng, hướng dẫn, giải đáp và quản lý người học qua phương thức tập huấn qua mạng; sử dụng thành thạo các chức năng tổ chức lớp học của hệ thống quản lý học tập qua mạng và các phương tiện công nghệ thông tin theo yêu cầu.

- Cán bộ kỹ thuật quản trị hệ thống thông tin tổ chức tập huấn qua mạng là người hỗ trợ kỹ thuật, vận hành, điều khiển hệ thống công nghệ thông tin; am hiểu về hệ thống thông tin tổ chức tập huấn qua mạng; được hướng dẫn, chuyển giao công nghệ để quản trị, vận hành và hỗ trợ hệ thống thông tin tổ chức tập huấn qua mạng đảm bảo hoạt động ổn định.

- Cán bộ xây dựng học liệu số là người phối hợp với người dạy tổ chức thiết kế, xây dựng học liệu số phục vụ tập huấn qua mạng; am hiểu quy trình thiết kế, quy trình sản xuất học liệu; sử dụng thành thạo các công cụ công nghệ thông tin liên quan.

- Cố vấn học tập là người trợ giúp người dạy trong việc tổ chức lớp tập huấn qua mạng; hướng dẫn người học biết cách sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin và tham gia vào các hoạt động khác của lớp tập huấn qua mạng; am hiểu các hoạt động của đào tạo qua mạng, nắm rõ nội dung và hình thức tổ chức lớp tập huấn qua mạng.

Ngoài ra, Thông tư quy định, trước khi tổ chức lớp tập huấn qua mạng, đơn vị chủ trì tập huấn phải xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn qua mạng; chuẩn bị đầy đủ tài liệu, học liệu điện tử và đưa lên hệ thống quản lý học tập trực tuyến; tạo và mở lớp tập huấn trên hệ thống quản lý học tập trực tuyến để người học có thể sử dụng; cập nhật danh sách người học, tài khoản người học của lớp tập huấn; gửi thông báo và hướng dẫn người học tham gia các hoạt động của lớp tập huấn qua mạng. Ngoài ra, phải tổ chức và hướng dẫn triển khai các hoạt động tập huấn qua mạng.