Qua 01 năm vận hành mô hình chính quyền địa phương 02 cấp (từ 01/7/2025), bộ máy hành chính cơ bản hoạt động ổn định, năng lực quản lý nhà nước tại cơ sở được nâng cao. Việc cắt giảm khâu trung gian cấp huyện đã giúp loại bỏ sự chồng chéo thẩm quyền, rút ngắn tới 50% quy trình luân chuyển văn bản nội bộ.Về chất lượng đội ngũ, hiện có 93,5% công chức tư pháp trên địa bàn đạt trình độ Cử nhân Luật và đã qua bồi dưỡng nghiệp vụ. Công chức tư pháp – hộ tịch tại địa bàn có thời gian công tác trên 5 năm, nắm bắt tương đối toàn diện tình hình địa bàn phụ trách trước thời điểm ngày 01/7/2025, qua đó góp phần bảo đảm việc triển khai nhiệm vụ được thực hiện ổn định, hiệu quả.
Đặc biệt, công tác chuyển đổi số ghi nhận nhiều điểm sáng: đa số các địa phương không có hồ sơ tồn đọng. Điển hình như phường An Cựu có tỷ lệ xử lý trực tuyến đạt 98,7%, rút ngắn thời gian giải quyết từ 03 ngày xuống 1,5 ngày; các đơn vị như xã A Lưới 3, A Lưới 4, phường Phong Phú luôn dẫn đầu trong bảng xếp hạng giải quyết thủ tục hành chính.
Bên cạnh các kết quả đạt được, báo cáo tại Hội nghị đã thẳng thắn chỉ ra nhiều “điểm nghẽn” đang làm trì trệ công tác tư pháp cơ sở:
Việc chuyển giao thẩm quyền từ cấp huyện xuống đã khiến hồ sơ dội về cấp xã tăng đột biến. Trong 9 tháng, toàn thành phố tiếp nhận hơn 89.000 việc hộ tịch và gần 212.000 việc chứng thực. Nhiều phường đô thị quá tải nghiêm trọng nhưng biên chế không tăng tương ứng.
Nhiều địa phương bố trí công chức tập trung ở Bộ phận một cửa nhưng chỉ để 01 công chức xử lý chuyên môn tại Văn phòng (như Hương Trà, Phong Dinh, Bình Điền). Thậm chí tại xã A Lưới 1, duy nhất 01 công chức tư pháp vừa phải giải quyết 9.000 hồ sơ vừa phải gánh vác thanh tra, khiếu nại tố cáo, tiếp công dân.
Hầu hết máy tính tại cơ sở đã cũ, cấu hình thấp (chỉ dùng Core i3, RAM 4GB), không đạt chuẩn theo khuyến nghị của Bộ Tư pháp, gây ách tắc khi số hóa hồ sơ.
Người dân nộp hồ sơ trực tuyến nhưng vẫn phải mang bản chính đến đối chiếu. Các phần mềm hộ tịch liên tục báo lỗi, hệ thống liên thông dữ liệu (Tư pháp - Công an - Bảo hiểm) không đồng bộ khiến cán bộ tư pháp phải tốn thời gian làm thay cho người dân để chạy chỉ tiêu. Chưa có chế độ đãi ngộ đặc thù cho công chức làm hộ tịch, dễ sinh tâm lý ngại việc.
Trong khuôn khổ Hội nghị, các đại biểu đã được quán triệt quy trình mới về Tiếp nhận và thống kê thông tin tử vong từ Phần mềm Thống kê y tế sang Phần mềm quản lý hộ tịch dùng chung.
Theo quy định mới, dữ liệu từ cơ quan y tế sẽ được đồng bộ tự động sang hệ thống của ngành Tư pháp. Công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm rà soát các trạng thái “Trùng” hoặc “Chưa liên hệ” trên phần mềm để chủ động gọi điện vận động người thân thực hiện đăng ký khai tử kịp thời, phục vụ hiệu quả cho nhóm dịch vụ công liên thông (khai tử - xóa thường trú - trợ cấp tử tuất).
Để tháo gỡ khó khăn, đại diện các xã, phường đã đề xuất 4 nhóm giải pháp cấp thiết
Đề nghị xem xét, bổ sung biên chế phù hợp với quy mô dân số, có giải pháp kiện toàn, sắp xếp nhân sự theo hướng hạn chế tối đa việc phân công công chức tư pháp kiêm nhiệm quá nhiều lĩnh vực khác (như tiếp công dân, thanh tra, thủ quỹ, văn thư, đảng vụ...), ưu tiên để họ làm đúng chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả và tránh quá tải.
Quan tâm, đầu tư đồng bộ máy tính, máy scan cấu hình cao và đề nghị Bộ Tư pháp khắc phục triệt để lỗi phần mềm hộ tịch, lỗi đồng bộ dữ liệu dân cư.
Nghiên cứu chuyển giao bớt công tác chứng thực sang các tổ chức hành nghề công chứng để giảm tải cho UBND cấp xã; tăng thời gian giải quyết với các thủ tục phức tạp (khai tử quá hạn, kết hôn có yếu tố nước ngoài).
Thường xuyên mở các lớp tập huấn tập trung vào các mảng việc khó, phức tạp như: Xử lý vi phạm hành chính (lĩnh vực được đề nghị nhiều nhất); giải quyết hộ tịch có yếu tố nước ngoài; chứng thực liên quan đến đất đai; rà soát văn bản quy phạm pháp luật; hòa giải ở cơ sở và kỹ năng ứng dụng chuyển đổi số.
Phát biểu bế mạc, đồng chí Nguyễn Văn Hưng – Giám đốc Sở Tư pháp ghi nhận những nỗ lực vượt bậc của cán bộ tư pháp cơ sở. Có thể thấy, chính quyền cấp xã tại Huế đang thể hiện một quyết tâm chính trị rất lớn đối với công cuộc chuyển đổi số. Trong bối cảnh khối lượng hồ sơ khổng lồ dội về sau khi sáp nhập đơn vị hành chính và mô hình chính quyền 2 cấp, việc các đơn vị không để xảy ra tình trạng tồn đọng hồ sơ và chủ động ban hành các nghị quyết, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin là một nỗ lực đáng ghi nhận, mang lại sự tiện lợi rõ rệt về thời gian cho Nhân dân.
Đối với các kiến nghị về lỗi phần mềm liên thông, Sở sẽ chính thức báo cáo Bộ Tư pháp và Cục C06 để xử lý. Về vấn đề thiếu nhân lực, Sở Tư pháp sẽ tham mưu UBND thành phố đề nghị Sở Nội vụ xem xét bổ sung nguồn lực, giảm bớt kiêm nhiệm với mục tiêu tối ưu hóa bộ máy, quyết tâm phục vụ nhân dân hiệu quả nhất trong mô hình chính quyền mới.